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잡다한 지식

회사에서 메일 작성하는 방법

양승상 2024. 9. 18. 21:37

회사에서 메일을 읽다보면 정말 힘든 경우가 많다.

많은 메일을 일일히 읽기 힘든데, 힘들게 읽은 메일이 명확하지 않기 때문이다.

 

왜 어떤 메일은 명확하고 어떤 메일은 명확하지 않을까?

이 고민 때문에 메일 작성법에 대해 공부한 적이 있다.

Udemy 강의 효과적인 이메일 쓰는 법

공부할 때 이 강의를 Udemy 에서 구매하여 재밌게 본 기억이 있다. 1.5시간의 짧은 강의이니 수강해보는 것도 추천한다.

(Udemy 는 할인 자주하니 할인할 때 구매하길 추천한다. https://www.udemy.com/course/write-better-emails-team-communication)


효과적인 이메일 쓰기를 위한 기초(3W)

최소한 3W 가 없다면 메일읽기가 매우 불편하다. 가능한 아래에 대한 내용을 메일에 기입하길 추천한다.

  1. WHO(수신자 중 한명의 이름을 가능하면 적어준다.)

    "화면에 심볼이 제대로 안나오니 담당자분들 수정하고 보고해주세요." 보다는 "혜영씨가 채원씨, 상신씨와 같이 화면 심볼안나오는 문제 수정 후 보고해주세요"
    메일은 여러사람에게 보내는 경우가 많다. 이 때, 주체적으로 일을 이끌어가야하는 사람을 정해주고, 나머지 인원의 이름을 기입해서 도와주는 위치임을 밝혀준다. 왜냐하면, 누군가가 특정되지 않으면 방관자 효과로 인해 일이 처리되지 않을 수 있기 때문이다.
    * 모두나 팀 전체가 해야하는 일이라면 굳이 누군가를 써주지 않아도 괜찮다.

  2. WHAT(무엇을 해야할지 명확하게 적어주는게 좋다.)

    "문서에 추가된 신호 반영해주세요." 보다는 "문서의 5장에서 Baseline 3.0에 추가된 신호를 반영해 주세요. 반영 후 수정된 부분은 붉은 색으로 표시해서 저에게 다시 보내주세요."
    모두가 하는 일이 하나가 아니기 때문에 나중에 메일을 보면 헷갈릴 때가 많다. 메일에 명확하게 적어주면 일을 추적하고 수행하기 편해진다.

  3. WHEN(업무가 완료되어야 하는 시간을 적어준다.)

    "가능한 빨리 처리해주세요" 보다는 "내일 오후 17시 퇴근전까지 업데이트 바랍니다"
    수신자도 해야할 일이 많다. 일을 어떻게 처리할지 계획할 수 있도록 기한을 알려주자.
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