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승상의 코딩 블로그
회사에서 메일 작성하는 방법 본문
회사에서 메일을 읽다보면 정말 힘든 경우가 많다.
많은 메일을 일일히 읽기 힘든데, 힘들게 읽은 메일이 명확하지 않기 때문이다.
왜 어떤 메일은 명확하고 어떤 메일은 명확하지 않을까?
이 고민 때문에 메일 작성법에 대해 공부한 적이 있다.
공부할 때 이 강의를 Udemy 에서 구매하여 재밌게 본 기억이 있다. 1.5시간의 짧은 강의이니 수강해보는 것도 추천한다.
(Udemy 는 할인 자주하니 할인할 때 구매하길 추천한다. https://www.udemy.com/course/write-better-emails-team-communication)
효과적인 이메일 쓰기를 위한 기초(3W)
최소한 3W 가 없다면 메일읽기가 매우 불편하다. 가능한 아래에 대한 내용을 메일에 기입하길 추천한다.
- WHO(수신자 중 한명의 이름을 가능하면 적어준다.)
"화면에 심볼이 제대로 안나오니 담당자분들 수정하고 보고해주세요." 보다는 "혜영씨가 채원씨, 상신씨와 같이 화면 심볼안나오는 문제 수정 후 보고해주세요"
메일은 여러사람에게 보내는 경우가 많다. 이 때, 주체적으로 일을 이끌어가야하는 사람을 정해주고, 나머지 인원의 이름을 기입해서 도와주는 위치임을 밝혀준다. 왜냐하면, 누군가가 특정되지 않으면 방관자 효과로 인해 일이 처리되지 않을 수 있기 때문이다.
* 모두나 팀 전체가 해야하는 일이라면 굳이 누군가를 써주지 않아도 괜찮다. - WHAT(무엇을 해야할지 명확하게 적어주는게 좋다.)
"문서에 추가된 신호 반영해주세요." 보다는 "문서의 5장에서 Baseline 3.0에 추가된 신호를 반영해 주세요. 반영 후 수정된 부분은 붉은 색으로 표시해서 저에게 다시 보내주세요."
모두가 하는 일이 하나가 아니기 때문에 나중에 메일을 보면 헷갈릴 때가 많다. 메일에 명확하게 적어주면 일을 추적하고 수행하기 편해진다. - WHEN(업무가 완료되어야 하는 시간을 적어준다.)
"가능한 빨리 처리해주세요" 보다는 "내일 오후 17시 퇴근전까지 업데이트 바랍니다"
수신자도 해야할 일이 많다. 일을 어떻게 처리할지 계획할 수 있도록 기한을 알려주자.
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